1. Jelaskan syarat komunikasi yang baik dan berhasil!
2. Apa yang sebaiknya dilakukan untuk mengatasi penyimpangan data yang efisien dan fleksibel?
3. Sebutkan cara penyusunan paper warkat yang saudara ketahui!
4. Sebutkan prinsip dalam dari Tata Kerja, Sistem Kerja dan Prosedur Kerja!
Jawab :
1. Syarat komunikasi yang baik :
a. Jelas : Dinyatakan dalam bahasa yang dimengerti oleh si penerima informasi.
b. Tepat : Tepat kepada orang yang dituju untuk diberi berita/ informasi yang perlu disamoaikan.
c. Tepat sasaran : Informasi yang ditangkap oleh penerima harus sesuai dengan apa yang ingin disampaikan oleh pengirim.
2. Mengatasi penyimpangan data yang efisien dan fleksibel yaitu dengan melakukan pemeriksaan ulang pada data-data tersebut hingga semua datanya benar, caranya dengan mengaudit mutu internal. Tujuan dari audit mutu internal adalah untuk menilai kepatuhan pada sumber dokumentasi diklat, cara pemberian pelatihan dan dokumentasi kebijakan diklat yang relevan. Metode ini efektif untuk pemberian pelatihan yang dipersingkat. Data yang dikumpulkan selama audit-audit ini akan digunakan untuk menyoroti setiap penyimpangan dan merekomendasikan tindakan yang diperlukan untuk mengatasi penyimpangan tersebut. Untuk kursus yang lebih besar, audit mutu internal akan dilaksanakan dengan menggunakan modul. Teknik-teknik untuk pengumpulan data antara lain observasi, wawancara, dan analisa dokumen.
3. Ada beberapa cara penyusunan Paper Warkat :
a. Sistem penyusunan warkat menurut abjad : Merupakan sistem penyimpanan dan penemuan warkat-warkat berdasarkan abjad.
b. Sistem penyusunan warkat menurut subjek : Merupakan system penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.
c. Sistem penyusunan warkat menurut waktu : Merupakan sistem penyimpanan dan oenemuan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan, atau tahun yang dijadikan kode surat.
d. Sistem penyusunan warkat menurut daerah : merupakan sistem penyimpanan dan penemuan surat berdasarkan daerah/ wilayah surat yang diterima.
e. Sistem penyusunan warkat menurut nomor : merupakan pemberian nomor yang terdaoat pada folder.
4. Prinsip dalam dari Tata kerja, Prosedur kerja, dan Sistem kerja :
a. Tata kerja, prosedur kerja dan sistem tata kerja harus disusun dengan memperhatikan segi-segi tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya, dan waktu yang tersedia serta segi luas, macam dan sifat dari tugas atau pekerjaan.
b. Untuk mempersiapkan hal-hal itu dengan setepat-tepatnya maka haruslah terlebih dahulu dipersiapkan adanya penjelasan tentang tujuan pokok organisasi, skema, klasifikasi jabatan, analisa jabatan, unsure kegiatan organisasi dan sebagainya.
c. Pilih salah satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan prosedurnya.
d. Selanjutnya harus dibuat dan dijelaskan daftar dari tiap-tiap detail pekerjaan yang harus dilakukan berikut lamanya waktu yang diperlukan untuk melaksanakan bidang tugas yang termaksud.
e. Dalam penetapan tahap demi tahap dalam rangkaian pekerjaan (misalnya surat prosedur surat keluar) maka antara tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus betul-betul terdapat saling berhubungan yang sangat erat yang keseluruhannya menuju kearah satu tujuan.
f. Dan tiap-tiap tahap itu harus betul-betul merupakan suatu kerja yang nyata dan perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang dimaksud.
g. Di samping itu harus ditetapkan pula skill atau kecakapan dan keterampilan tenaga kerja yang diperlukan untuk penyelesaian bidang tugas termaksud. jadi ini dimaksudkan untuk tidak memperpanjang prosedur kerja.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar