1. Sebutkan cara penyusunan warkat yang saudara ketahui!
2. Untuk jenis warkat wesel, cek, surat pembelian ditaruh/ disusun dengan cara apa?
3. Apa yang anda ketahui tentang Record Retention Schedule?
4. Apa yang anda ketahui tentang Tabulating?
Jawab :
1. Penyusunan warkat terbagi menjadi 3 tahap, yaitu :
a. Tahap Awal
i. Memilih, mengumpulkan dan menentukan topik.
ii. Memperdalam wawasan/intelektual berhubungan apa yang akan dikembangkan/diperluas.
b. Tahap Penulisan
i. Dengan sistem wilayah : merupakan penyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.
ii. Sistem penomoran : merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder.
iii. Dengan mengembangkan makalah : untuk dijadikan makalah.
iv. Dengan sistem tanggal : merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan atau, tahun dijadikan, yaitu kapan pembelian itu dikeluarkan.
v. Untuk warkat jenis wesel, cek, surat pembelian atau order : bisa disusun dengan cara sistem nomor yaitu dengan melihat nomor cek, wesel atau surat pembelian yang ada, disusun dari nomor yang terkecil sampai yang terbesar atau bisa sebaliknya.
vi. Dengan filling sistem : suatu rangkaian kerja harus teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan.
c. Tahap Revisi.
i. Pemeriksaan terhadap isi dan penggunaan kata, kalimat, ejaan, serta tanda baca.
2. Pada warkat jenis cek, wesel, dan surat pembelian disusun dengan menggunakan sistem nomor. Dengan mengecek kebenaran nomor cek, wesel, atau surat pembelian, disusunlah berurutan dari nomor terkecil hingga terbesar atau sebaliknya. Bisa juga dengan sistem wilayah, dari dan dimana surat pembelian dikeluarkan. Atau bisa dengan sistem tanggal yaitu berdasarkan tanggal cek, wesel, dan surat pembelian itu dikeluarkan.
3. Record Retention Schedule : Suatu kebijaksanaan yang harus dilakukan dalam rangka proses manajemen, yaitu yang berhubungan dengan penggolongan, pemilihan, distribusi, maupun disposisi dari record untuk menentukan records yang mana yang perlu tetap disimpan untuk selama-lamanya serta jenis-jenis records yang mana dan yang dalam jangka waktu berapa lama pula perlu dimusnahkan karena sudah tidak diperlukan lagi. Records terbagi menjadi 4 golongan, yaitu :
a. Records yang tidak penting (non essential)
b. Records yang tidak dimanfaatkan
c. Records yang penting
d. Records yang sangat penting.
4. Tabulating : Memasukkan data-data yang sudah dikelompokkan ke dalam tabel-tabel yang mudah dipahami. Tabulating juga mengumpulkan data dan fakta yang sesuai dengan cakupan bidang masing-masing menjadi suatu daftar atau tabel sehingga tidak terjadi pengulangan kata atau kalimat, sehingga bisa memberikan analisa yang rasional, objektif dan menunjukkan logika hubungan antara data, fakta peristiwa dan dampaknya.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar